Les messageries électroniques sont des outils de travail indispensables dans les échanges professionnels. Malheureusement, elles n’apportent pas toujours  les garanties suffisantes de sécurité et de traçabilité. Afin de favoriser la collaboration entre entreprises et d’apporter plus de garanties, SERES a développé Doc@Mail, un service de webmail sécurisé qui répond à ces impératifs.

Cette solution est innovante, simple et universelle. Elle offre des garantie de sécurité supérieure à l’e-mail afin d’assurer la fiabilité et la confidentialité des échanges d’informations, contrairement aux solutions de messageries classiques. L’objectif est de permettre le transfert de fichiers volumineux, sensibles ou encore confidentiels (appels d’offres, contrats, convocations …).

Doc@Mail est une solution vous assurant la traçabilité de vos échanges avec vos destinataires. Cette traçabilité est possible grâce à une fonction de tracking des messages. Elle permet de suivre l’état des envois en temps réel et de garantir une sécurité grâce au cryptage des messages assuré par le certificat SSL 128 bits.

Doc@Mail peut également assurer l’authentification des messages grâce à l’authentification des partenaires, en amont et en aval, via des certificats électroniques. En option, vous disposez de la signature électronique avec certificat électronique délivré par Certinomis (filiale de Docapost).

Rapide à déployer, cette solution vous permet une parfaite maîtrise des coûts et ne nécessite qu’un simple navigateur.

Mettez tous les atouts de votre côté

• Envoi de tout type de fichiers (word, pdf, images, vidéos…) sans contraintes de volume ;
• Sécurisation des échanges : authentification, traçabilité, signature électronique, antivirus ;
• Suivi de l’état des envois en temps réel ;
• Quatre niveaux de sécurité au choix proposés à l’émetteur lors de l’envoi ;
• Envois instantanés ou différés ;
• Simplicité de mise en œuvre et d’utilisation – pas d’équipement spécifique nécessaire ;
• Maîtrise des coûts.

Techniquement parlant

Expédition de fichiers : Doc@Mail permet tout type d’envoi de tout type de fichiers. Il suffit de sélectionner le destinataire, rédiger le titre et le corps du message et sélectionner les pièces jointes à importer. Chaque destinataire reçoit un e-mail contenant un lien hypertexte lui permettant d’accéder au message et au téléchargement des fichiers.

Gestion des préférences d’envoi : Doc@Mail vous permet de gérer les préférences d’envoi : langue de notification du message, signature électronique, date et heure de l’envoi, notifications sur consultation du courrier ou téléchargement d’une pièce jointe, expiration du message, niveau de sécurité…

Gestion des listes de diffusion : Doc@Mail permet l’intégration automatique de listes de diffusion par l’administrateur  ou encore la création de listes de diffusion personnalisées en fonction de chaque utilisateur.

Cachet de La Poste électronique : En option, bénéficiez de la fonction horodatage éléctronique. Il a valeur de certification officielle, à l’instar d’un « Cachet de La Poste ».

Gestion de communauté d’utilisateurs : Doc@Mail vous permet de gérer votre communauté d’utilisateurs qui bénéficient des mêmes paramétrages en standard (ex : la communauté d’utilisateurs anglophones peut bénéficier du back office en anglais…).

Suivi et historique des envois : Doc@Mail conserve l’historique des envois et vous permet de consulter l’état des téléchargements par message et par destinataire (envoyé, notifié, partiellement consulté, consulté…).

Suivi de la consommation et gestion des réponses prépayées : Doc@Mail vous propose un système de tarification permettant une parfaite maîtrise des coûts grâce à son système d’abonnement (mensuel ou annuel), la gestion des réponses prépayées, les alertes automatiques (fin d’abonnement ou seuil de messages envoyés), etc.

Automatisation des envois de mails : Doc@Mail dispose d’une interface permettant d’automatiser les envois de mails grâce à l’intégration de fichiers XML.